Holokratie – Das etwas andere Organisations­konzept

holacracy – was im ersten Moment wie ein Begriff aus der Politikwissenschaft klingt, beschreibt ein Arbeitsmodell, dass derzeit immer mehr Anhänger findet. Grundlegend steckt dahinter das Konzept, möglichst alle Mitarbeiter in transparente Entscheidungen einzubinden.

Die in so gut wie jeder Stellenanzeige beworbenen „flachen Hierarchien“ werden in der holacracy auf die Spitze getrieben, denn jedes Teammitglied hat die gleichen Rechte und Pflichten und arbeitet an der Entwicklung des Unternehmens mit. Der Name holacracy kommt dabei von „holos“ für vollständig und „kratía“ für Herrschaft – also die vollständige Herrschaft aller, statt eines einzelnen Herrschers an der Spitze.

Damit diese Entscheidungsfreiheit nicht im Chaos endet, bewegt sie die holacracy in einem Konstrukt aus Rollen und Kreisen. Mitarbeiter nehmen nicht mehr eine bestimmte Position ein, sondern füllen Rollen aus, die ihren Fähigkeiten entsprechen. Diese Rollen sind wiederum in Kreise zusammengefasst, deren Zuständigkeiten klar definiert werden. Wird ein Kreis zu groß und heterogen in der Aufgabengestaltung, kann er in Unterkreise gegliedert werden. Werden Entscheidungen getroffen, sind alle Mitarbeiter des jeweiligen Kreises bei der Entscheidung eingebunden und stimmberechtigt. Dabei kann ein Mitarbeiter in beliebig vielen Rollen und Kreisen vertreten sein. Für die nötige Kommunikation zwischen den Kreisen, wählt jeder Kreis eine Verbingungsperson zum nächst höheren Kreis, die dort wiederum stimmberechtigt ist und als Vertreter der Interessen seines Kreises auftritt.

ion2s führte die holacracy bereits 2018 nach einer 6-monatigen Pilotphase unternehmensweit ein. Die damit einhergehenden Entscheidungsfreiheiten spiegelten das Mindset im Unternehmen optimal wider, sodass das neue Arbeitsmodell rasch adaptiert wurde. Heute besteht ion2s aus 26 ineinandergreifenden Kreisen, die sich wie ein lebender Organismus entwickeln und gegenseitig unterstützen.

Die vier Säulen der holacracy

Die Regeln der holacracy – gerne auch als holacracy Constitution bezeichnet – basieren im Wesentlichen auf vier Leitgedanken, die auch die vier Säulen der Holokratie genannt werden. Diese vier Regeln sind unveränderbar und bilden den Unterbau für ein dynamisches Organisationskonzept.

1.    Doppelte Verbindungen (double-linking)

Jeder Kreis beinhaltet einen gewählten Vertreter in den nächsthöheren Kreis, sowie einen Vertreter aus jedem darunter liegenden Kreis. Diese Vertreter geben aktuelle Informationen aus ihrem Kreis weiter und vertreten dessen Interessen.

2.    Trennung von operativen und Steuerungstreffen

Damit das operative Tagesgeschäft optimal läuft, werden Entscheidungen über Zuständigkeiten und Befugnisse in extra dafür vorgesehenen Meetings besprochen. So können die Kreise sich in der restlichen Zeit voll auf das Tagesgeschäft konzentrieren.

3.    Zuständigkeits- und Rollenverteilung

Da Konflikte meistens durch ungenaue Zuständigkeiten entstehen, setzt die Holokratie auf genaue Rollengestaltung. Zuständigkeiten und Anforderungen werden in den Steuerungstreffen regelmäßig überarbeitet und aktualisiert, um den realen Anforderungen gerecht zu werden.

4.    Dynamische Steuerung

Alle Entscheidungen in den Kreisen werden via integrativer Entscheidungsfindung getroffen. Das heißt, die Meinungen und Einwände alle Beteiligten werden berücksichtigt. Als Grundlage dienen der zuvor für jeden Kreis definierte Purpose und die für den Kreis relevanten Metriken. Außerdem wird niemals nach der perfekten Lösung gesucht – die es in den seltensten Fällen gibt – sondern die, die für dem Moment die brauchbarste zu sein scheint. Dabei ist keine Entscheidung final, sondern wird im Realbetrieb getestet. Jede Maßnahme kann zu jeder Zeit geändert oder durch einen möglicherweise besseren Vorschlag ersetzt werden. Damit alle Entscheidungen nachvollziehbar sind, sind alle zu Grunde gelegten Metriken stets für alle einsehbar und transparent in ihrer Erhebung.

Meetings als Kernelement der holacracy

Meetings sind in Unternehmen häufig ein kritisches Thema, denn sie werden all zu oft als überflüssig empfunden. Trotzdem sind sie in der holacracy ein wichtiges Kernelement, das nicht verändert werden darf. Anders als klassische Meetings folgen holacracy meetings jedoch einer klaren Struktur, die für die nötige Effektivität sorgen.

Probleme, Fragen und Informationen, die im operativen Tagesgeschäft auftauchen, werden als so genannte Spannungen in regelmäßigen taktischen Meetings adressiert. In diesen werden die Spannungen gemeinsam besprochen und nach einer Lösung – zum Beispiel in Form von Handlungsaufforderungen – gesucht. Die Bearbeitung der Spannung erfolgt dabei in festgelegten Reaktionsrunden, die vom Meetingleiter – dem so genannten Facilitator – moderiert werden.

In den strategischen Meetings werden die Rollen und deren Verantwortlichkeiten und Aufgaben überarbeitet. Dabei kann jedes Teammitglied auf Basis der eigenen Erfahrungen Änderungen anstoßen. Im Kreis werden dann Argumente für und wider die Änderung ausgetauscht. Liegt kein triftiger Grund vor, warum man den Vorschlag nicht ausprobieren sollte, wird dieser angenommen und die Rollen entsprechend angepasst.

Ein wichtiger Aspekt der Holokratiemeetings ist der sachliche Austausch. Persönliche Meinungen oder Animositäten werden weitestgehend ausgeschlossen, um eine faktenbasierte Entscheidung zu ermöglichen.

Holokratische Rollen, Purpose und Metriken

Im Alltag bewegt sich jeder Mitarbeiter in seinen zuvor zugewiesenen Rollen. Genau wie jeder Kreis, hat auch jede Rolle einen eigenen Purpose - also einen Zweck, den diese Rolle erfüllen soll - und dazugehörige Verantwortlichkeiten. Diese Verantwortlichkeiten dienen alle der Erfüllung des Purpose und geben eine Orientierung, wie dieser erreicht werden kann. Das bedeutet für den einzelnen Mitarbeiter, dass stets ein persönlicher Abgleich seiner Tätigkeiten mit der eigenen Rolle statt finden sollte. Dies hilft dabei, Aufwände aufzudecken, die nicht dem Purpose der Rolle beziehungsweise im nächsten Schritt dem Purpose des Kreises entsprechen. Ein wichtiges Instrument stellen dabei auch die Metriken dar. Diese können für jeden Kreis individuell festgelegt werden. Ziel ist es, die Erfüllung des jeweiligen Purpose sichtbar zu machen - sowohl für den gesamten Kreis, als auch für den Einzelnen im Rahmen seiner täglichen Arbeit. Im Rahmen der holacracy wird ein großes Maß an Selbstständigkeit erwartet; daher dienen die Metriken weniger der Kontrolle oder gar einer erwarteten Leistungssteigerung der Kollegen, sondern bieten eine Hilfestellung bei der Interpretation der eigenen Entscheidungen. 

Kein System ohne Kritik

Da es sich bei der holacracy um eine demokratische Organisationsstruktur handelt, spielt das Selbstmanagement eine zentrale Rolle. Dieses kann in einer solchen Struktur auch immer dazu führen, dass Menschen ihre Rollen für die Erreichung persönlicher Ziele missbrauchen. Auch sind manche Menschen mit der strikten Trennung zwischen Rolle und Person überfordert. Was passiert, wenn es zu Spannungen zwischen den Mitarbeitern kommt? Wer ist verantwortlich, wenn eine Maßnahme doch einen Schaden verursacht? Diesen Herausforderungen müssen sich die Unternehmen stellen, erhalten jedoch im Gegenzug ein modernes und agiles Arbeitsmodell.