Agile Organisation

In der Softwareentwicklung verfolgen wir schon sehr lange das Prinzip "Agile". Zur Steuerung von agilen Projekten werden Scrum, Kanban, Lean Startup und weitere Methoden für ein agiles Projektmanagement eingesetzt. Wie aber ermöglicht man Agilität im Unternehmen? Wie schafft man eine agile Unternehmensorganisation, die flexibel und schnell auf Veränderungen reagieren kann?

Vor einiger Zeit haben wir uns bei ion2s auch für eine agile Aufbauorganisation (Responsive Organisation, Holokratie) entschieden, um dem Management der Agentur Agilität zu verleihen. Heute arbeiten wir als agiles Unternehmen mit agilen Teams in einer komplett agilen Unternehmensorganisation.

Was ist ein agiles Unternehmen?

Agilität ist ein Merkmal des Managements einer Organisation und steht für die Fähigkeit, flexibel und darüber hinaus proaktiv, antizipativ und initiativ zu agieren, um notwendige Veränderungen einzuführen. Agile Methoden, die Agilität unterstützen, sind dafür bekannt, dass sie schwerfällige Arbeitsweisen aufbrechen. Sie schaffen Offenheit für Veränderung und unterstützen schnelle und effiziente Handlungsabläufe. Das gilt für das Management von Projekten ebenso wie für die agile Steuerung eines ganzen Unternehmens. Während im Projekt Scrum oder Kanban Verwendung finden, um agiles Arbeiten zu ermöglichen, unterstützen agile Organisationsmodelle Unternehmen dabei, sich in einer Wirtschaftswelt mit hoher Komplexität zu bewähren.

Agile oder responsiven Organisationen sind also Unternehmen, die im Gegensatz zu einer klassischen Unternehmensorganisation nicht statisch, sondern dynamisch geprägt sind. Sie strukturieren und entwickeln sich evolutionär weiter. Das Unternehmen verändert sich kontinuierlich in kleinen Schritten und passt sich responsiv den veränderten inneren und äußeren Bedarfen an. Dabei werden die Veränderungen nicht von einer kleinen Management Gruppe oder von einzelnen Führungskräften angestoßen sondern von allen Mitarbeitern. Agile Unternehmensorganisationen zeichnen sich insbesondere durch Prinzipien wie Iteration, flache Hierarchien, Kundennähe und Selbstorganisation aus.

Wie "Agile" ist ion2s?

Der Markt und die Branchen, in denen wir uns als Digitalagentur bewegen, verändern sich permanent. Wettbewerber erschließen neue Märkte oder Zielgruppen, Unternehmen entwickeln neue Produkte, Agenturen schließen sich zu schlagkräftigen Agile Netzwerken zusammen. Vor einigen Jahren standen wir daher als Agentur vor der Herausforderung, die Führung und Organisation des Unternehmens möglichst agil aufzustellen. Wir wollten echte Agilität im Unternehmen ermöglichen. Unser Ziel war es, die erforderliche Agilität im Markt sicherzustellen. Hierzu brauchte es im gesamten Unternehmen, bei allen Mitarbeitern und  Führungskräften ein agiles Mindset und agile Werte. Beide können entstehen, wenn ein Unternehmen sich vollständig von der Hierarchie als Methode zur Führung des Unternehmens verabschiedet. Sie entstehen, wenn agiles Arbeiten auch in Bezug auf Entscheidungen und hinsichtlich der Übernahme von Verantwortung möglich wird.

Es gibt verschiedene agile Konzepte, um die Hierarchie abzulösen und dem Prinzip "Agile" zu folgen. Wir haben uns zur Steigerung unserer Agilität für die Methode Holokratie entschieden. Bei der Holokratie handelt es sich um eine Organisationsstruktur für agile Unternehmen, die Hierarchien abbaut. Sie bezieht alle Individuen des Unternehmens in die Entscheidungsfindung ihres jeweiligen Kompetenzbereichs ein.

Heute sind wir eine agile Organisation mit agilen Strukturen. In der gemeinsamen Arbeit ist ion2s komplett holokratisch organisiert. Als agiles Unternehmen können wir schnell, unbürokratisch und erfolgreich auf Veränderungen im Markt reagieren. In kurzer Zeit passen wir die interne Organisationsstruktur den äußeren Gegebenheiten an.

Agile Organisation durch Holokratie

Die Bezeichnung "Holokratie" stammt von dem griechischen Begriff "Holon" ab. gemeint ist hiermit, Teil eines Ganzen zu seien. Der Unternehmer und Berater Brian Robertson, der die Holokratie maßgeblich geprägt hat, nutzt in seinen Vorträgen oft den menschlichen Körper als Metapher. Die einzelnen Organe verfügen über konkrete, klar abgesteckte Aufgaben. Sie funktionieren weitestgehend unabhängig voneinander, im Zusammenspiel ergeben sie das komplexe Wesen "Mensch". Wie sich der Mensch aus verschiedenen Organen zusammensetzt, arbeitet die Holokratie mit voll funktionsfähigen Kreisen, die ineinander geschachtelt werden. Jeder Kreis hat dabei klare Zuständigkeiten und folgt einem vorgegebenen Purpose. So lassen sich agile Arbeitsweisen auf das gesamte Unternehmen übertragen.

Rollen und Kreise

Um klar zu definieren, welche Individuen in welchem fachlichen Kontext Entscheidungen treffen, werden die Zuständigkeiten in individuell definierten Rollen und Kreisen festgehalten. Hierzu werden jedem Kreis und jeder Rolle ein klarer Purpose (Bestimmung) und mehrere Accountabilities (Zuständigkeiten) zugewiesen. Die Rolle beschreibt eine Funktion innerhalb des Unternehmens, die gebraucht wird, um deren Purpose zu erfüllen. Menschen, die innerhalb der agilen Organisation arbeiten, tun dies immer basierend auf ihren Agile Rollen. Der Kreis ist eine Gruppe von Rollen, die gemeinsam eine Funktion im Unternehmen wahrnehmen und damit einem gemeinsamen Purpose folgen.

Purpose und Accountabilities

Jeder Kreis und jede Rolle folgt also einem festgelegten Purpose. Konkrete Accountabilities detaillieren den Purpose. Der Purpose klärt die Identität und Intention einer Rolle oder eines Kreises. Er beschreibt zu welchem Sinn und Zweck die Rolle oder der Kreis Teil der Agile Organisation ist und welche Funktion die Rolle oder der Kreis damit für das Unternehmen wahrnimmt. Alle Entscheidungen der Rollen und Kreise sind an deren Purpose auszurichten. Die Accountabilities beschreiben die Zuständigkeitsbereiche, die in der Verantwortung einer Rolle oder eines Kreises liegen und deren Erfüllung damit von den Rolleninhabern und Kreismitgliedern erwartet werden können. 

Machtverteilung 

In einer klassischen Organisation liegt die Entscheidungsbefugnis für ein Team in der Regel beim Management und bei verschiedenen Führungskräften. Agile Organisationsstrukturen hingegen sind auf Selbstorganisation ausgerichtet. Damit Selbstorganisation funktioniert ist es wichtig, dass Transparenz vorherrscht und dass Entscheidungsmacht möglichst nicht auf einzelne Personen konzentriert ist. Zur Förderung der Selbstorganisation wird in der holokratischen Unternehmensorganisation daher die zentrale Macht auf vier Standard-Rollen verteilt. Diese Rollen existieren in jedem Kreis:

• Die Rolle "Lead Link" ist für die Erreichung des Kreis Purpose und der Kreis Accountabilities verantwortlich. Sie besetzt Rollen und trifft Priorisierungsentscheidungen.

• Die Rolle "Facilitator" ist verantwortlich für den Prozess in der Holokratie. Sie steuert, dass alle Kreismitglieder in den Meetings dem Prozess folgen und sich an die Regeln des Prozesses halten.

• Die Rolle "Secretary" ist Schriftführer der Holokratie-Meetings und verantwortet die Meeting-Termine und Einladungen. Sie unterstützt die Rolle "Facilitator" administrativ in den Meetings.

• Die Rolle "Rep Link" ist der Counterpart zum Lead Link. Sie übernimmt die Kommunikation von Anliegen des Kreises gegenüber dem umschließenden Kreis. 

Organisationsentwicklung durch Spannungen

Die Weiterentwicklung des Unternehmens ist in einer agilen Organisation nicht vorgedacht. Sie entsteht fachlich und inhaltlich getrieben durch die verschiedenen Rollen und Kreise. So haben alle Individuen im Unternehmen die Möglichkeit, innerhalb ihrer Zuständigkeitsbereiche direkt Einfluss auf die Weiterentwicklung der Organisation zu nehmen. Verbesserungen in der Organisation werden in Form von Spannungen eingebracht. Sie beschreiben das Spannungsfeld zwischen dem "Ist" und dem "Das könnte sein" und geben damit das Entwicklungspotential einer Organisation wieder. Jedes Mitglied in der responsiven Organisation kann dieses Potential im Rahmen seiner Rollen oder Kreise erkennen und damit eine Entwicklung der Organisation anstoßen.

Feste und sehr effiziente Meeting-Formate

In klassisch organisierten Unternehmen kennt man das Thema: Mit steigender Komplexität sind in der Zusammenarbeit immer mehr Meetings erforderlich, die allerdings immer unproduktiver werden. Um dem zu begegnen, sieht die responsive Organisation zwei spezielle Meetingformate vor, die einen festen Ablauf haben. Die Meetings sind darauf optimiert, dass das Team effizient Transparenz aufbauen und rasch fundierte Entscheidungen treffen kann. Sie gehen davon aus, dass Veränderungen in der Organisationsstruktur kurzfristig erfolgen können, um daraus zu lernen. In diesen beiden Meeting-Formaten werden in den Kreisen alle eingereichten Spannungen prozessiert:

• Im Tactical Meeting arbeiten die Teams IN der Organisation. Sie treffen operative Entscheidungen.

• Im Governance Meeting arbeiten die Teams AN der Organisation. Sie ändern Accountabilities von Rollen oder passen deren Accountabilites an.

Entscheidungsfindung

Die Entscheidungsfindung erfolgt nach einem integrativen Entscheidungsprozess. Der agile Prozess unterstützt die Verteilung von Macht und Förderung der Selbstorganisation. Jede Spannung erhält den gleichen Raum und wird auf die gleiche Art und Weise behandelt. Grundlegende Idee hinter diesem Agile Prozess ist es, den nächst möglichen Schritt zur Organisationsentwicklung zu tun. Für einen nächsten möglichen Schritt ist es nur wichtig, dass der Schritt für den Moment sicher genug ist, um ihn zumindest auszuprobieren. Ein nächst möglicher Schritt kann daher nur verhindert werden, wenn valide Einwände im Kreis gemacht werden. Valide sind Einwände dann, wenn nach erfolgter Einwandprüfung festgestellt wird, dass die Umsetzung des Änderungsvorschlages die bestehende Situation verschlechtert oder dass die Veränderung einen Schaden verursacht. Einmal getroffene Entscheidungen können jederzeit rückgängig gemacht werden, wenn sich herausstellt, dass die erhoffte Verbesserung nicht eintritt.

Vorteile einer agilen Unternehmensorganisation

Die Holokratie liefert gute Antworten auf die schnelllebige und komplexe Arbeitswelt. Sie ermöglicht uns, als agile Organisation flexibel auf Veränderungen zu reagieren und steigert unsere Innovationskraft als Agentur. Alle Mitarbeiter sind eigenständiger und genießen persönliche Freiheiten in der Ausführung Ihrer Zuständigkeitsbereiche und Aufgaben. So tragen alle Mitarbeiter einen hohen Grad an Eigenverantwortung. Dadurch sind wir langfristig zufriedener, motivierter, gesünder und produktiver als dies in einer hierarchischen Organisationsstruktur möglich wäre.

Wodurch profitieren Sie als Kunde?

Unsere Kunden profitieren auf verschiedenen Ebenen davon, dass ion2s als agiles Unternehmen aufgestellt ist, insbesondere von der damit verbundenen Agilität am Markt. Einer der wichtigsten Aspekte ist dabei die Innovationskraft, die wir aufgrund der Unternehmenskultur in unseren Business Bereichen entfalten. Schnell und erfolgreich reagieren wir auf Marktveränderungen und etablieren sehr kurzfristig neue Dienstleistungsbereiche in der Agentur. Agile Führung und agiles Management ermöglichen das. Die Prinzipien der Holokratie unterstützen rasche, fundierte Entscheidungen. Zudem wird die Einführung dadurch erleichtert, dass in der flexiblen Organisation schnell neue Kreise und damit Teams entstehen können.

Kurze Kommunikationswege führen dazu, dass unsere Kunden schnell Rückmeldung erhalten, wenn zum Beispiel zusätzliche Dienstleistungen im Projekt erforderlich werden, die in der Agentur bislang noch keinen Schwerpunkt eingenommen haben. Wir sind geübt darin, unsere interne Struktur an den Bedürfnissen des Marktes und an die Anforderungen unserer Kunden anzupassen.  

Das agile Mindset der zufriedenen und motivierten Teams überträgt sich auch auf die agil gesteuerten Projekte. Die hohe Transparenz besteht nach innen wie nach außen gegenüber unseren Kunden. Effiziente Team Meetings, die der vorgegebenen Struktur folgen, sorgen dafür, dass für die eigentliche Arbeit viel Zeit zur Verfügung steht. Klar definierte Zuständigkeitsbereiche in der Arbeit reduzieren darüber hinaus den Abstimmungsbedarf. Das feste agile Regelwerk gibt die Prozesse vor und hilft den Teams zu fokussieren. Agiles Arbeiten wird unterstützt.

Agile Transformation

Um sich von einem hierarchischen in ein holokratisches Unternehmen zu verwandeln, bedarf es in erster Linie Zeit. Diese Zeit ist erforderlich, um allen Mitarbeitern die agilen Ansätze der Holokratie näher zu bringen, um Vertrauen in die Methodik aufzubauen und um dem Top-Management Zeit zu geben, ihre bisherige Verantwortung loszulassen. Bei ion2s haben wir zunächst unsere bestehende Struktur aus Hierarchiebenen und Teams in Kreise und Rollen überführt. Hierzu stellte jeder Ione eine möglichst vollständige Liste seiner Tätigkeiten und Zuständigkeitsbereiche auf. Die übertragene Struktur verändern wir seitdem laufend in den Governance Meetings der Kreise.

Im Rahmen der Einführung und während der agilen Transformation unterstützten uns externe Agile Coaches. Inzwischen wenden wir uns bei Fragen rund um die Holokratie an interne Agile Coaches. Sollten Sie selbst Interesse an einer Veränderung im Unternehmen oder Interesse an der Methode Holokratie haben, kommen Sie gerne auf uns zu, rufen Sie uns an oder hinterlassen Sie Ihre E-Mail-Adresse! Die agile Transformation ist anspruchsvoll und bringt viele Herausforderungen mit sich. Wir tauschen uns gerne über unsere Erfahrungen im Change-Prozess aus.