Kollaboration im Team und mit Kunden
Wir arbeiten mit Jira und Confluence in unserer kollaborativen Arbeit.

Für uns als Agentur ist kollaboratives Arbeiten eines der zentralen Werkzeuge, um Vorgänge im operativen Geschäft zu beschleunigen und neue Kompetenzen zu entwickeln.

Kollaboration in der Entwicklung

Für unsere Teams stellt Git das wichtigste Kollaborationswerkzeug dar. Alle Teammitglieder arbeiten an einer gemeinsamen Code-Basis. Zwar wird lokal auf dem eigenen Rechner entwickelt, in einer separaten Versionsverwaltung führen aber alle an der Entwicklung Beteiligten ihre Entwicklungsstände zusammen. Dieses Vorgehen ermöglicht eine leichte Skalierung des Teams. Viele Personen können zeitgleich an einem Projekt arbeiten, ohne dass dies zu Konflikten führt. Hierzu setzen wir im Haus das Versionskontrollsystem Git ein.

Kollaborationstools

Um die kollaborative Zusammenarbeit in den Teams und mit unseren Kunden fest in alle Prozesse zu verankern, setzen wir bei ion2s einige leistungsstarke Kollaborationstools ein. Neben dem Versionskontrollsystem GitLab ist dies vor allem das mächtige Ticket-System Jira aus dem Haus Atlassian, das für eine effiziente und agile Organisation der Arbeit eingesetzt wird. Darüber hinaus stehen allen Beteiligten vielfältige Tools wie Chat- und Konferenztools für eine direkte und komfortable Kommunikation zur Verfügung. Auch in der Kreation und zur Einholung von Feedbacks finden Anwendungen Verwendung, die es uns ermöglichen, in kurzen Iterationen Feedback von KundInnen und AnwenderInnen einzuholen und in die Lösungen einfließen zu lassen.

Wissen erlangen - Wissen teilen

Bei ion2s vereinen wir schon recht lange zwei Arbeitswelten miteinander – ion2s.business und ion2s.lab. Im Business-Bereich begleiten wir unsere Kunden bei ihrer digitalen Transformation. In unserem hauseigenen Lab experimentieren und lernen wir. In beiden Bereichen entsteht sehr viel wertvolles Wissen, das im Unternehmen für alle zugänglich gemacht werden musste. Daher haben wir vor einiger Zeit das kollaborative Wissensmanagement eingeführt und in unserem Agenturalltag fest verankert.

Unser Ziel war eine unternehmensweit einheitliche Lösung, die jedem Mitarbeiter den Zugang zu allen Learnings ermöglichen sollte. Google Docs, Trello und Co. sind zwar nützlich, was die kollaborative Zusammenarbeit angeht, stoßen aber ab einem gewissen Grad an Komplexität schnell an ihre Grenzen. Letztlich war es dann das Thema Datenschutz, dass uns gänzlich von Google und anderen Onlinetools weggführte. Wir wollten unser Wissensmanagement auf eine gemeinsame Lösung reduzieren und diese möglichst auf einem eigenen Server hosten. Letztendlich haben wir uns daher für die Atlassian Welt mit Confluence als Dokumentationsplattform und Jira als Timetracking Lösung entschieden.

Gerade neue Mitarbeiter profitieren gleich zu Beginn von unserem kollaborativen Wissensmanagement, denn sie haben Zugriff auf die Informationen aller Fachbereiche. Dort werden fachliche Standards, Tools und Prozesse genau beschrieben, so dass sie in der Regel ohne viele Fragen direkt starten können. Aber auch langjährige Mitarbeiter haben es durch das unternehmensweit zugängliche Teamwissen deutlich leichter, wenn sie das Team wechseln möchten. Das ist für unsere Azubis genauso interessant wie für neue Teammitglieder oder Springer. Auch im Alltag haben wir eine deutliche Verbesserung festgestellt. Antworten auf Fragen sind meistens in nur wenigen Minuten gefunden. Wissen wird aktiv und Team übergreifend geteilt. Das Wissen „gehört“ niemandem mehr. Es wird Eigentum aller – also vom „ich“ zum „wir“. Und es besteht ein gemeinsames Verständnis zu den einzelnen Themen.

Um auch im Ticketing mehr Transparenz zu schaffen, arbeiten wir mit dem Ticketing-Tool Jira. Briefing, Arbeitsorganisation und Zeitbuchung sind also an einem Ort gebündelt einsehbar und können direkt mit dem dokumentierten Wissen in Confluence verknüpft werden.

Kollaboratives Arbeiten mit Kunden

Alle unsere Kunden profitieren von dieser kollaborativen Arbeitsweise, denn bereits gemachte Erfahrungen und Lerneffekte können auf andere Kunden und deren Probleme übertragen werden. So lassen sich Arbeitsaufwände reduzieren und Lösungswege immer weiter verfeinern. Darüber hinaus bieten unseren Kunden einen eigenen Zugang zu ihrem persönlichen Bereich in Confluence und Jira. So können Informationen direkt mit dem Team geteilt und Priorisierungen direkt auf dem jeweiligen Board vorgenommen werden. Rückfragen aus der Umsetzung oder Klärungsbedarf beim Kunden findet auf direktem Wege statt - das spart Zeit und Geld.

Durch die kollaborative Zusammenarbeit in gemeinsamen Systemen rücken unsere Mitarbeiter viel näher an die Kunden heran. Scrum Teams umfassen häufig auch Personen aus den Fachbereichen und der IT-Abteilung unserer Kunden. So wird eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit auf Augenhöhe möglich.

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