Kollaboration mit Jira und Confluence

Für uns als Agentur ist kollaboratives Arbeiten eines der zentralen Werkzeuge, um Vorgänge im operativen Geschäft zu beschleunigen und neue Kompetenzen zu entwickeln. Eine wichtige Säule für diese Zusammenarbeit, ist ein zielführendes Wissensmanagement. Anders als bei vielen anderen Unternehmen, pflegen wir bei ion2s jedoch nicht einfach nur ein statisches Wiki. Viel mehr funktionieren Wissensmanagement und Zusammenarbeit bei uns Hand in Hand.

Wissen erlangen - Wissen teilen

Bei ion2s vereinen wir schon recht lange zwei Arbeitswelten miteinander – ion2s.business und ion2s.lab. Im Business-Bereich begleiten wir unsere Kunden bei ihrer digitalen Transformation. In unserem hauseigenen Lab experimentieren und lernen wir. In beiden Bereichen entsteht sehr viel wertvolles Wissen, das im Unternehmen für alle zugänglich gemacht werden musste. Daher haben wir vor einiger Zeit das kollaborative Wissensmanagement eingeführt und in unserem Agenturalltag fest verankert.

Unser Ziel war eine unternehmensweit einheitliche Lösung, die jedem Mitarbeiter den Zugang zu allen Learnings ermöglichen sollte. Google Docs, Trello und Co. sind zwar nützlich, was die kollaborative Zusammenarbeit angeht, stoßen aber ab einem gewissen Grad an Komplexität schnell an ihre Grenzen. Letztlich war es dann das Thema Datenschutz, dass uns gänzlich von Google und anderen Onlinetools weggführte. Wir wollten unser Wissensmanagement auf eine gemeinsame Lösung reduzieren und diese möglichst auf einem eigenen Server hosten. Letztendlich haben wir uns daher für die Atlassian Welt mit Confluence als Dokumentationsplattform und Jira als Timetracking Lösung entschieden.

Gerade neue Mitarbeiter profitieren gleich zu Beginn von unserem kollaborativen Wissensmanagement, denn sie haben Zugriff auf die Informationen aller Fachbereiche. Dort werden fachliche Standards, Tools und Prozesse genau beschrieben, so dass sie in der Regel ohne viele Fragen direkt starten können. Aber auch langjährige Mitarbeiter haben es durch das unternehmensweit zugängliche Teamwissen deutlich leichter, wenn sie das Team wechseln möchten. Das ist für unsere Azubis genauso interessant wie für neue Teammitglieder oder Springer. Auch im Alltag haben wir eine deutliche Verbesserung festgestellt. Antworten auf Fragen sind meistens in nur wenigen Minuten gefunden. Wissen wird aktiv und Team übergreifend geteilt. Das Wissen „gehört“ niemandem mehr. Es wird Eigentum aller – also vom „ich“ zum „wir“. Und es besteht ein gemeinsames Verständnis zu den einzelnen Themen.

Um auch im Ticketing mehr Transparenz zu schaffen, arbeiten wir mit dem Ticketing-Tool Jira. Briefing, Arbeitsorganisation und Zeitbuchung sind also an einem Ort gebündelt einsehbar und können direkt mit dem dokumentierten Wissen in Confluence verknüpft werden.

Kollaboratives Arbeiten mit Kunden

Alle unsere Kunden profitieren von unserem Wissensmanagement, denn bereits gemachte Erfahrungen und Lerneffekte können auf andere Kunden und deren Probleme übertragen werden. So lassen sich Arbeitsaufwände reduzieren und Lösungswege immer weiter verfeinern. Darüber hinaus bieten unseren Kunden einen eigenen Zugang zu ihrem persönlichen Bereich in Confluence und Jira. So können Informationen direkt mit dem Team geteilt und Priorisierungen direkt auf dem jeweiligen Board vorgenommen werden. Rückfragen aus der Umsetzung oder Klärungsbedarf beim Kunden findet auf direktem Wege statt - das spart Zeit und Geld.

Durch die kollaborative Zusammenarbeit in gemeinsamen Systemen rücken unsere Mitarbeiter viel näher an die Kunden heran. Die SCRUM-Teams umfassen häufig auch Kollegen aus den Fachbereichen und der IT-Abteilung unserer Kunden und weitere externe Rollen. Die Zusammenarbeit zwischen den Kunden als Auftraggeber und ion2s als Auftragnehmer erfolgt so auf Augenhöhe.

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