Gemeinnützige Kindertagesbetreuung
Zentral.
Digital.
Entlastet.
Von der Zettelwirtschaft zur digitalen Kita
Kita-Betrieb neu gedacht. Mit Odoo.
Fit For Family Care gGmbH betreibt unter dem Claim „Sport trifft Pädagogik“ mehrere Kinderkrippen und Kindergärten in Wiesbaden. Als familiengeführte, gemeinnützige Organisation steht nicht der Gewinn im Vordergrund, sondern der Auftrag: die bestmögliche Förderung von Kindern und die Entlastung ihrer Familien. Mit über 100 Mitarbeitenden und mehr als 1.000 aktiven Elternverträgen war Fit For Family an die Grenzen gewachsener, manueller Strukturen gestoßen. ion2s wurde dazu gezogen, um die gesamte Organisation auf eine einheitliche digitale Plattform zu heben, manuelle Prozesse zu automatisieren und die Grundlage für ein effizientes, zukunftsfähiges Arbeiten an allen Standorten zu schaffen.
Highlights der Zusammenarbeit
HR, Dienstplanung & Kiosk-Zeiterfassung
Zeiterfassung per NFC-Chip
Das Herzstück der Implementierung ist die standortgebundene Zeiterfassung, direkt in den Kitas, ohne Medienbruch. Über 8 professionelle Kiosk-Terminals mit schwarzen Standsäulen, ermöglichen es den Mitarbeitenden, sich per NFC-Chip oder PIN schnell und zuverlässig ein- und auszustempeln. Die 200 NFC-Chips tragen das Fit for Family Logo im 4-Farb-Druck, ein kleines Detail mit großer Wirkung im Alltag. Schichtplanung und HR laufen ab sofort auf derselben Plattform: Standortleitungen planen Schichten direkt in Odoo, in Echtzeit und standortübergreifend. Alle Mitarbeiterdaten und Organisationsstrukturen sind zentral hinterlegt. Das Ergebnis: weniger Aufwand und mehr Überblick.
Das Ergebnis
- Alle Mitarbeitenden stempeln per NFC-Chip oder PIN direkt am Kiosk-Terminal in ihrer Einrichtung, zentral erfasst in Odoo.
- Standortleitungen planen Schichten standortübergreifend und in Echtzeit über Odoo Planning.
- Strukturierte Zeitdaten werden monatlich auf Knopfdruck exportfertig an DATEV übergeben.
- Über 1.000 Verträge sind künftig digital hinterlegt, zentral abrufbar und werden rechtssicher per elektronischer Signatur unterzeichnet.
- Buchungsstapel und Zeitdaten laufen vollständig integriert in Odoo, DACH-lokalisiert und direkt an den Steuerberater übergeben.
- Alle Prozesse laufen auf einer einzigen Plattform, Odoo 19, statt auf mehreren unverbundenen Insellösungen.
