Anforderungsmanagement

Überall dort, wo funktionsstarke Web-Portale und komplexe webbasierte Systeme entstehen, ist Anforderungsmanagement (englisch: Requirements Engineering) unerlässlich. Wir unterstützen Sie gerne in der professionellen Erfassung und dem laufenden Management der Anforderungen.

Funktionale und nicht-funktionale Anforderungen

Bei allen Beteiligten soll ein gemeinsames Verständnis von den Anforderungen entstehen. Dabei werden verschiedene Arten von Anforderungen betrachtet. Dies können funktionale und nicht funktionale Anforderungen sein, Performance-Anforderungen, Anforderungen an die Wartbarkeit eines webbasierten Systems oder auch organisatorische Anforderungen an Timings oder zur EInhaltung bestimmter Budgets. Die zur Abwicklung eines Vorhabens erforderlichen Informationen sollen allen Beteiligten jederzeit leicht zugänglich sein. So wird sichergestellt, dass alle Anforderungen des Auftraggebers und weiterer Stakeholder erfüllt werden.

Bei einer klassischen Projektsteuerung nach Wasserfall werden funktionale und nicht-funktionale Anforderungen an ein zu entwickelndes System noch vor Start der Umsetzung sehr detailliert in Lasten- und Pflichtenheft konkretisiert. So kann theoretisch eine Umsetzung ohne weitere Abstimmung erfolgen. In agilen Projekten entwickeln sich die Anforderungen aber während des Projektverlaufs stetig weiter. Daher ist insbesondere auch hier eine enge Zusammenarbeit aller Projektbeteiligten und ein gut funktionierendes Anforderungsmanagement sehr wichtig.

Wichtige Bestandteile des Anforderungsmanagements sind die initiale Anforderungsdefinition sowie das Risiko- und Änderungsmanagement im Laufe der Entwicklung.

Anforderungsdefinition

In einer ausführlichen Anforderungsaufnahme erfassen wir die Ziele und Zielgruppen des Vorhabens sowie alle funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen an das zu entwickelnde System. Hierbei müssen die Anforderungen aller beteiligten Stakeholder erfasst werden. Dies kann der Auftraggeber ebenso wie die Endkunden oder andere beteiligte Agenturen sein. Hierfür genügt bei überschaubaren Anforderungen ein zwei- bis dreistündiger Kundentermin (remote oder vor Ort). Bei komplexeren Vorhaben bietet es sich an, einen oder mehrere Anforderungs-Workshops durchzuführen. Um in einem Workshop den Bedarf möglichst vollständig zu erfassen, bietet es sich an, verschiedene Kreativitätstechniken einzusetzen.

Neben dem gemeinsamen Workshop stehen dem Requirements Engineer verschiedene weitere Methoden zur Verfügung, insbesondere um die Bedürfnisse von Endkunden zu identifizieren. So können persönliche oder telefonische Interviews durchgeführt werden. Ein (Online-) Fragebogen bietet darüber hinaus die Möglichkeit einer schriftlichen Befragung. Diese Variante bietet sich insbesondere dann an wenn eine großen Anzahl von Personen befragt werden soll.

Ist ein Bestandssystem vorhanden, ist aber die Infrastruktur nicht oder nur wenig dokumentiert, kann der Requirements Engineer mit einer Untersuchung des Systems und einer Dokumentation beginnen. Hierzu kann seine eigene Analyse mit Befragungen von Systemanwendern ergänzt werden. Soll ein technisches System erneuert werden, ist es wahrscheinlich, dass Basis-Workflows, an die sich Anwender gewöhnt haben, beibehalten werden sollen. Statt alle Anforderungen neu zu erarbeiten, sollte auf vorhandene Dokumentationen zurückgegriffen werden.

In der anschließenden Anforderungsanalyse beurteilen wir, ob die definierten Anforderungen vollständig auf die Zielsetzung des Projektes einzahlen. Gegebenenfalls empfehlen wir eine geänderte Priorisierung oder auch die Streichung ungeeigneter bzw. die Ergänzung besser geeigneter Maßnahmen.

Alle definierten Anforderungen werden vollständig dokumentiert und allen Projektbeteiligten transparent gemacht. Wir setzen hierzu das WIKI-System Confluence und das Ticketing-System Jira von Atlassian ein. Auf den Plattformen können alle Projektbeteiligten direkt und zeitgleich editieren. Dies ermöglicht auch im Rahmen des Anforderungsmangements eine zielführende kollaborative Zusammenarbeit.

Bevor eine Anforderung in die Umsetzung geht, wird diese einer Anforderungsvalidierung unterzogen. Damit stellen wir sicher, dass die Anforderungen so klar definiert und abgegrenzt sind, dass im Rahmen der Umsetzung keine weiteren Fragen auftauchen. Dies steigert weiter die Effizienz in der Bearbeitung einzelner Issues.

Änderungsmanagement

Ändern sich bestehende Anforderungen während eines laufenden Vorhabens, so gilt es diese zu erfassen, zu bewerten und zu priorisieren. Wir sprechen hierbei auch von Change Request Management. Jede geänderte oder zusätzliche Anforderung (englisch: Change Request) wird dabei separat nach einem vordefinierten Prozess erfasst. Sind mit dem Change Request zusätzliche Kosten verbunden, so macht die Kundenbetreuung vor Start der Umsetzung darauf aufmerksam. So liegen alle erforderlichen Informationen frühzeitig vor, um gegebenenfalls die Prioritäten der geplanten Maßnahmen zu ändern.

Vorteile des Anforderungsmanagements

Ein gut organisiertes Anforderungsmanagement schafft eine stabile Grundlage für eine realistische Zeit- und Ressourcenplanung. Darüber hinaus trägt sie dazu bei, dass ein einheitliches Verständnis von den Anforderungen bei den Projektbeteiligten entsteht. Auch wenn sich im Projektverlauf die Anforderungen gravierend ändern, muss sich dadurch nicht zwangsläufig das Projekt in die Länge ziehen oder das Budget überreizt werden. Hier gilt es gemeinsam zu priorisieren und geänderte Anforderungen kompetent zu managen.

Vor allem in großen Projekten mit komplexen Abhängigkeiten sorgt ein fundiertes Anforderungsmanagement dafür, dass sich die Effizienz in der Entwicklung durchweg auf einem sehr hohen Niveau bewegt. Fehler in der Umsetzung und Unstimmigkeiten zwischen den Projektpartnern werden vermieden. Projekte mit aktivem Anforderungsmanagement überzeugen durch eine höhere Projekteffizienz, weniger Änderungsanforderungen im Projektverlauf und einer geringeren Anzahl an Fehlern in der Umsetzung. Darüber hinaus lassen sich Probleme sehr früh erkennen. Änderungen während der Projektlaufzeit erzeugen zudem deutlich geringere Kosten als dies ohne akties Anforderungsmanagement der Fall ist. Ein so begleitetes Projekt erfolgt in der Regel „in time and budget“. So entsteht nicht zuletzt auch eine höhere Kundenzufriedenheit.

Anforderungsmanagement in agilen Projekten

In agilen Projekten, die nach SCRUM gesteuert sind, werden viele Aufgaben, die zum Anforderungsmanagement gehören, vom Product Owner übernommen. Ist ein Projekt nach Kanban organisiert, übernimmt das Kanban-Team diese Aufgabe gemeinsam.