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So klappt der Agenturwechsel

Verschiedene Gründe können einen Agenturwechsel erforderlich machen - der Wunsch nach neuen Ideen und Ansätzen, eine neue Ausrichtung oder schlechte Resultate. Trotzdem ist ein Agenturwechsel nichts, was "mal eben" erledigt wird. Damit alles reibungslos abläuft, gilt es einiges zu beachten.

Häufig arbeiten Unternehmen jahrelang mit einer festen Partneragentur zusammen. So entwickeln sich eingespielte Teams, mit etablierten Abläufen und optimierten Aufgabenverteilungen. Trotzdem kann es auch für solche Unternehmen nötig sein, die Agentur zu wechseln. Beispielsweise wenn neue Anforderungen nicht erfüllt werden können oder die Kapazitäten nicht länger ausreichen. Um den Agenturwechsel möglichst reibungslos zu gestalten, sollten einige Punkte bereits im Vorfeld berücksichtigt werden. Auch wenn dieser geplante Übergang mehr Zeit in Anspruch nimmt, lohnt es sich unter Strich für alle Parteien, da die Zusammenarbeit schneller an Effizienz gewinnt.

Agenturwechsel bedeutet das Ende einer Zusammenarbeit

Ein Agenturwechsel bedeutet auch immer das Ende der Zusammenarbeit mit der bisherigen Agentur. Hierbei ist ein professioneller Umgang mit dem Thema unabdingbar - und zwar für beide Seiten. Von Seiten des Unternehmens sollte klar kommuniziert werden, welche Gründe für den Wechsel gesprochen haben und was gegen eine weitere Zusammenarbeit spricht. Aber auch die Agentur sollte sich professionell verhalten und den Kunden bei der sauberen Übergabe der Projekte unterstützen.

Dieser Übergabeprozess kann in einigen Fällen bereits zu Beginn der Zusammenarbeit vertraglich festgehalten sein. Diese Klauseln können beispielsweise eine schriftliche Übergabe am Ende der Zusammenarbeit erfordern. Eine solche Regelung erleichtert den Übergang für alle Beteiligten, da bereits alle Verpflichtungen klar geregelt sind. Falls keine Klausel existiert, sollten beide Parteien gemeinsam einen strategischen Plan ausarbeiten, wie der Übergabeprozess am besten gestaltet werden sollte. Im besten Falle wird eine Übergangsphase vereinbart, in der die bisherige Agentur der neuen Agentur unterstützend zur Seite steht. Zwar entstehen hierdurch höhere Kosten als bisher, auf der anderen Seite verfügt die bisherige Agentur möglicherweise auf Grund der langen Zusammenarbeit über Spezial-Wissen, die der neuen Agentur die Einfindung erleichtert. Diese Zusammenarbeit könnte beispielsweise auf Basis eines Stundenkontingentes erfolgen, das ausschließlich für die Übergabe und damit zusammenhängende Themen verwendet wird.

Übergabe an die neue Agentur

Bei der Übergabe zwischen den beiden Agenturen kommt es auf Details an. Hierfür bietet sich ein ausführliches Briefing an, das alle wichtigen Aspekte der Zusammenarbeit umfasst. Dieses Dokument sollte einen Überblick über die bisherigen Maßnahmen und Strategien liefern und einen Einblick in die geplanten Projekte geben. Darüber hinaus sind Informationen für den Arbeitsalltag relevant: Wer sind die wichtigsten Ansprechpartner im Unternehmen? Welche besonderen Anforderungen hat der Kunde beispielsweise an das Reporting? Wo und wie werden Dokumente bereit gestellt? Neben diesem Einblick in die Zusammenarbeit der bisherigen Agentur, sollten auch bereits geleistete Arbeiten beispielsweise in Form von Dokumentationen zur Orientierung zur Verfügung gestellt werden.

Generell lässt sich festhalten: Je detaillierter die bisherige Agentur berichtet und brieft, desto leichter hat es die neue Agentur die Arbeit zu übernehmen. Damit das gesammelte Wissen noch eine Weile verfügbar bleibt, macht es Sinn, wenn die bisherige Agentur noch eine Weile für Rückfragen zur Verfügung steht. Dies ist aber häufig von den Umständen des Agenturwechsels und dem guten Willen der Agentur abhängig.

Kickoff: Wer sind die Ansprechpartner?

Wenn die Übergabe zwischen den Agenturen erfolgt ist, steht der eigentliche Kickoff zwischen Unternehmen und der neuen Agentur auf dem Plan. Hier werden Verantwortlichkeiten geklärt, Ansprechpartner für die verschiedenen Themengebiete auf beiden Seiten identifiziert und die nächsten Wochen während des Übergangs besprochen. Gerade bei Agenturen mit breitem Angebotsspektrum - sogenannten Full Service Agenturen - ist eine genaue Absprache wichtig. Denn in der Regel arbeitet die Agentur mit mehreren unterschiedlichen Abteilungen zusammen, die alle einen eigenen Ansprechpartner und eigene Anforderungen haben.

Um lange Mail-Wechsel zu vermeiden, sollte für diesen Zweck ein Workshop durchgeführt werden. Hier werden alle offenen Fragen, Anforderungen, aber auch Erwartungen an die Zusammenarbeit besprochen und festgehalten. Darüber hinaus arbeitet es sich leichter miteinander, wenn man den Ansprechpartner einmal von Angesicht zu Angesicht gesehen hat. Das fördert die Zusammenarbeit und hilft bei der Einschätzung von Partnern.

Gemeinsam zum Ziel

Nachdem alle sich kennengelernt haben und die Erwartungen und Anforderungen geklärt sind, beginnt das eigentliche gemeinsame Arbeiten. Die neue Agentur sollte sich in das Unternehmen einfügen und dessen Strategie in ihren Maßnahmen adaptieren. So entsteht ein stimmiges Gesamtkonzept, das nach außen ein einheitliches Bild vermittelt. Hierzu muss das Unternehmen seine Unternehmensstrategie und das Markenbild der neuen Agentur vermitteln. Dabei ist darauf zu achten, dass nur für das operative Geschäft nötige Informationen gesammelt werden, da zu viele Details den Dienstleister einschränken und überlasten können. Die Devise sollte demnach heißen: "So viel wie nötig, so wenig wie möglich".

Ein Agenturwechsel bringt viele frische und kreative Ideen mit sich, die Unternehmen aus eingefahrenen Verhaltensweisen herausholen können. Der Wechsel bedingt aber auch jedes Mal eine Einarbeitungszeit, in der die Leistungen möglicherweise hinter denen der alten Agentur zurück steht. Diese Zeit ist aber wichtig, damit die Agentur sich in die Zusammenarbeit einleben und so ihr maximales Potenzial entfalten kann. An dieser Stelle sollten Unternehmen die nötige Geduld aufbringen und sich auf die weitere gute und effiziente Zusammenarbeit freuen.

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